PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

PENGERTIAN ORGANISASI

Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.
Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan

TEORI-TEORI ORGANISASI

TEORI ORGANISASI adalah teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi, Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut.

Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu.

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teori-teori organisasi yang pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.

TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan(abad 19) yang mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.
Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreativitas. Teori ini juga berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu :

a.  Teori birokrasi : 

     dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism.

b.  Teori administrasi : 

     dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol  dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

c.  Manajemen ilmiah : 

     dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor.

TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (The human relation movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Anggapan dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan “suatu organisasi” sebagai sekelompok orang dengan tujuan bersama. Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari tulisan Huga Munsterberg.

Dalam hal pembagian kerja, teori neklasik telah mengemukaan perlunya hal-hal sebagai berikut:

a.  Partiipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan.

b.  Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi.

c. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.

TEORI ORGANISASI MODERN

Teori modern ditandai  dengan  ahirnya  gerakan contingency yang

dipelopori Herbert Simon, yang  menyatakan  bahwa teori organisasi  perlu melebihi prinsip-prinsip yang dangkal dan terlalu disederhanakan  bagi suatu kajian mengenai kondisi yang dibawahnya dapat diterapkan  prinsip yang saling bersaing. Kemudian Katz dan  Robert Kahn dalam  bukunya “the social psychology of organization” mengenalkan perspektif  organisasi sebagai  suatu sistem terbuka. Buku tersebut mendeskripsikan  keunggulan-keunggulan  perspektif sistem terbuka untuk menelaah hubungan yang penting dari sebuah organisasi dengan  lingkungannya,  dan perlunya organisasi menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah jika organisasi ingin tetap bertahan

Teori modern yang kadang – kadang disebut juga sebagai analisa system pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan an saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan system terbuka.

STRUKTUR ORGANISASI

PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan.Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja.Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja.Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat,dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih efektif dan efisiensi.Dalam perusahaan taupun organisasi memiliki tingkat manajemennya masing-masing ,dari tingkat manajemen atas(top manager) atau (SPL) Stategic Planing Level,Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit,Tingkat manager paling bawah atau (OCL)Operational Control Level.Penjelasan dari tingkatan ini adalah:

1.Top manager (SPL) Strategic Planing Level

Adalah Tingkat manager paling atas yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan Rencana/planing.Perumusan strategi dan sasaran.Biasanya tingkat management ini mengambil informasi dari lingkungan luar,maksutnya karna pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas,dengan begini si manager ini membuat rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumen luas.Dan juga dalam hal pelaporan keadaan di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih mengambil informasi perusahaan secara ringkas saja.misal omset bulan ini mencapai target atau tidak,dan berapa jumlahnya,tingkat ini hanya menerima laporan akhir saja.karena tugas untuk membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.

2.Midle Manager (MCL) Management Control Level

Adalah tingkatan manager tengah bertugas pengendalian managemen,Yaitu  membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya.Melaksanakan tugasnya yang informasinya bersumber dari internal.dan membuat laporannya secara rinci karena dia bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau organisasi.

3.Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager

Adalah tingkatan manager paling bawah bertugas pengendalian operasional,yaitu pengendalian aktivitas dan laporan prestasi.Ikatan manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja dibawahnya.Tingkat ini mengambil informasi dari internal,karena mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari manajement tingkat atas.Membuat laporan hasil kerja atau transaksi diperusahaan dengan rinci,karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;

1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya;

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

• Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;

1. Pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;

1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

DEPARTEMENTASI

Departementasi adalah suatu aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi.Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokan disebutkan departementasi.

1.DEPARTEMENTASI FUNGSIONAL

                Adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi.Departemen ini merupakan bentuk organisasi yang paling umun dan bentuk dasar dari departementasi.Individu dikelompokan berdasarkan ketrampilan,pengetahuan,dan tindakan yang dilakukan.Misalkan organisasi dalam bagian administrasi,dan bagian operasi.Pembentukan satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan,agar lebih tercapinya tujuan dengan tepat dan efektif dalam penggunaan waktu.

Pada departementasi fungsional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu:

1.Kebaikan

·         Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

·         Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

·         Memusatkan keahlian organisasi

·         Memungkinkan pengawasan managemen puncak

·         Tugasnya jelas

·         Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

·         Hanya membutuhkan manager saja yang harus berwawasan luas

·         Mudah dijelaskan pada anggota jika ada persoalan

2.Kelemahan

·         Menciptakan konflik antar fungsi

·         Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

·         Umpan balik yang lambat

·         Memusatkan pada kepentingan tugasnya

·         Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif:

·         Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

·         Komunikasi antar area tidak lancar jika ada problem

·         Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hirarki

2.DEPARTEMENTASI DEVISIONAL

                Departementasi ini berdasarkan pada divisi melihat produk,layanan,dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan.Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi.Misalnya organisasi otomotif,organisasi terbagi atau divisi otomotif,divisi internasional,divisi keuangan,divisi keamanan.Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk,wilayah,langganan,dan proses,dimana tiap divisi merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Pada Departementasi  Devisional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu antara lain:

1.Kebaikan

·         Semua kegiatan,ketrampilan,keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala

·         Semua kegiatan mudah untuk dikordinasi dan prestasi kerja dipelihara

·         Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat

·         Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

·         Merumuskas tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja

·         Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

·         Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

·         Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

2.Kelemahan

·         Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

·         Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

·         Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

·         Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

·         Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK

Organisasi Proyek Dan Matriks 
bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementasilasi campuran (hybrid design).kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas. Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut :
•Memaksimumkan efesiensi pengguna meanajer-manajer fungsional
•Mengembangkan keterampilan pegawai
•Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan.
•Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
•Menstimulasi kerjasama antar di siplin.
•Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah : 
•Pertanggung jawaban ganda
•Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
•Memerlukan lebih banyak keterampilan
•Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
•Sangat mahal untuk di implementasikan